KB 1. Pemindahan Arsip
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
Kegiatan pemindahan arsip berdasarkan jadwal retensi
arsip dilakukan untuk mengurangi arsip yang tersusun dengan baik di unit-unit
kerja dalam suatu instansi atau perusahaan. Arsip yang dipindahkan adalah arsip
inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah jarang sehingga perlu
dipindahkan ke tempat penyimpanan lain, seperti record center atau pusat arsip.
A.
PEMERIKSAAN ARSIP
1. Ilustrasi
Susutan Arsip
Dibuat untuk
menggambarkan susunan arsip dalam suatu instansi/organisasi yang terdiri dari
beberapa unit kerja yang melaksanakan fungsi fasilitatif/penunjang.
2. Jadwal
Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip
adalah daftar yang berisi setidak-tidaknya uraian tentang arsip dan jangka
simpan arsip aktif maupun inaktif.
3. Penyeleksian
Menyeleksi arsip di
unit kerja yang masa retensi aktifnya telah habis sehingga menjadi berfungsi
inaktif untuk segera dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip atau record central instansi.
B.
PENDAFTARAN
Setelah
diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip tersebut harus
didaftar secara lengkap, biak judul seriesnya atau jenis arsipnya, tahun, volume, kondisi, penataan (sistem
penyimpanan yang digunakan).
1. Penataan
Arsip
Dilakukan berdasarkan
penatan pada masa aktifnya, arsip didata sesuai kelompok subjeknya. Kemudian
kelompok arsip yang memiliki kesamaan dan keterkaitan informasi dihimpun dalam
satu tempat penyimpanan berkas atau folder
dan di dalamnya arsip ditata berdasarkan urutan waktu atau kronologis yang
termuda di urutan terdepan dan seterusnya.
Penataan fisik dan informasi
dapat dilakukan dengan:
a. Mengacu
pada penataan yang dilakukan secara rutin berdasarkan kapling/blok kelompok
arsip yang telah ditentukan sebelumnya dan tinggal menata dan menyimpannya
sebagai berkas tambahan dengan konsekuensi memberikan dan menyesuaikan
identitasnya
b. Mengacu
penataan sesuai daftar arsip yang dipindahkan oleh unit kerja bersangkutan dan
tinggal menyusun letak urutan nomor boks sesuai nomor berkas dalam daftar arsip
c. Kedua
cara di atas perlu menerapkan sistem pelabelan pada tempat penghimpun berkas
dan boks arsip.
2. Pembuatan
Berita Acara Pemindahan Arsip
Dilakukan oleh unit
kerja Bagian Kepegawaian dan petugas kearsipan unit menyiapkan berita acara
pemindahan arsip inaktif.
3. Pelaksanaan
Pemindahan
Dapat dilaksanakan
sesuai dengan kondisi lokasi pusat arsip suatu instansi. Waktu pemindahan dapat
dilakukan secara periodik sesuai dengan kondisi dan kebutuhan.
KB 2. Panduan
Pemusnahan dan Penyerahan Arsip
Cara lain penyusutan arsip dilakukan melalui pemusnahan
dan penyerahan arsip. Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan
informasi arsip sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
Kegiatan ini dilakukan dengan cara peleburan kertas menjadi bahan kertas lagi
(daur ulang), pembakaran seluruh fisik arsip, dan penimbunan arsip dalam galian
tanah. Pemusnahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip dapat dilakukan secara
periodik sesuai kebutuhan instansi/perusahaan, minimal dilakukan dalam setiap
10 tahun sekali. Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang sudah betul-betul
sudah tidak memiliki nilai guna lagi. Sedangkan penyerahan arsip dilakukan dari
instansi pencipta kepada lembaga kearsipan pusat atau daerah. Arsip yang
diserahkan adalah arsip statis atau permanen yang bernilai guna sekunder
sebagaimana yang telah ditentukan dalam jadwal retensi arsip instansi yang
ditetapka berdasarkan persetujuan lembaga kearsipan. Penyerahan arsip dapat
dilakukan atas dasar kerja sama antara instansi pencipta arsip, atau melalui
musyawarah ganti rugi antara instansi atau perorangan pencipta arsip dan
lembaga kearsipan.
A.
PEMUSNAHAN ARSIP
1. Pemeriksaan
a. Susunan
arsip
b. Jadwal
retensi arsip
2. Pendaftaran
Arsip yang telah
diperiksa sebagia arsip yang diusulkan musnah, harusdibuat daftarnya agar
diketahui secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan.
3. Pembentukan
Panitia Pemusnahan
Pembentukan panitia
pemusnahan dilaksanakan jika arsip yang akan dimusnahakan memiliki retensi 10
tahun atau lebih. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10
tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit yang
secara fungsional bertugas mengelola arsip.
4. Persetujuan
atau Pengesahan
Arsip yang memiliki
retensi di bawah 10 tahun, cukup dilaksanakan oleh instansi pemilik arsip
kemudian disahkan oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan pemusnahan. Untuk
arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas, khususnya untuk instansi
pemerintah harus melalui persetujuan Arsip Nasional RI karena kemungkinan lebih
besar memiliki nilai guna sekunder.
5. Pembuatan
Berita Acara
Berita acara pemusnahan
arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting di
samping daftar arsip yang akan dimusnahkan karena dapat menajdi dasar hukum
bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah juga berfungsi sebagai pengganti
arsip yang dimusnahkan.
6. Pelaksanaan
Pemusnahan
Pemusnahan arsip dapat
dilaksanakan dengan cara dibakar, dicacah atau dibuat bubur kertas, yang
penting fisik dan informasinya tdak dapat dikenali lagi. Dalam pelaksanaan
pemusnahan perlu disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat dari bidang hukum atau
perundang-undangan atau bidang pengawas, yang nantinta menandatangani berita
acara sebagai saksi pemusnahan arsip.
B.
PENYERAHAN ARSIP
Penyerahan
arsip perlu persetujuan lembaga kearsipan untuk dilakukan penilaian kembali
oleh lembaga kearsipan tersebut guna memastikan arsip yang diserahkan adalah
arsip yang benar-benar bernialai sekunder.
1. Pemeriksaan
dan Penilaian Arsip
a. Susunan
arsip
Pemeriksaan arsip dilakukan di Pusat
Arsip.
b. Jadwal
retensi arsip
Yang perlu diperhatikan
adalah adakah arsip yang retensi aktif dan inaktifnya telah selesai namun pada
kolom keterangan JRA ditentukan permanen.
c. Penyeleksian
Menyeleksi arsip mana
saja yang retensinya telah habis, namun bernilai permanen untuk diserahkan
kepada Arsip Nasional RI.
2. Pendaftaran
Membuat daftar arsip
yang akan diserahkan.
3. Pembuatan
Berita Acara
Berita
acara dibuat sebagai pengingat kegiatan penyerahan arsip terkait dengan
pengalihan hak dan wewenang pengelolaan arsip yang bernilai guna sangat tinggi dan
bersifat lestari.
4. Pelaksanaan
Penyerahan
Dilaksanakan setelah
arsip tersebut didaftar dan dibuat berita acaranya dan fisiknya juga diserahkan
kepada pihak Arsip Nasioanl RI.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar