RANGKUMAN PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP ASIP 4402

MODUL 1

KONSEP DASAR PENYUSUTAN ARSIP

KB. 1 Konsep, Pengertian dan Tujuan Penyusutan Arsip

A.    Definisi Arsip

Menurut Drs. Robert M.Z. Lawang, konsep adalah pengertian yang merujuk pada sesuatu.

Fungsi konsep menurut Drs. Robert M.Z. Lawang :

1.      Fungsi Kognitif

Dalam istilah latin, kognitif disebut cogcoscere yang berarti mengetahui, menyadari, menyerap. Kognitif berhubungan dengan pikiran, pengertian dan pemahaman manusia tentang sesuatu.

2.      Fungsi Evaluatif

Evaluatif berasal dari istilah Inggris yaitu elevate yang berarti menilai.

3.      Fungsi Pragmatik dan Fungsi Komunikatif

·         Fungsi pragmatik, orang akan dapat menunjukkan dengan lebih cepat, lebih tepat dan lebih relevan benda yang dimaksudkan konsep itu.

·         Fungsi komunikatif, agar setiap orang dapat berkomunikasi maka orang-orang yang berkomunikasi tersebut harus mempunyai pengertian yang sama mengenai satu konsep, berlaku umum dan sama dari waktu ke waktu. Konsep juga harus benar-benar jelas untuk setiap orang sehingga mudah dikomunikasikan dan dapat ditunjukkan benda yang sama dalam kenyataan.

B.     Pengertian Penyusutan Arsip

1.      Pengertian tentang penyusutan arsip

·         Ham (1993) dari Asosiasi Arsiparis Amerika Serikat

Penyusutan adalah pemusnahan (destroying) arsip yang tidak mempunyai nilai guna, hukum, administratif, ataupun fiskal. Tetapi tidak semua arsip (dokumen) musnah, sebagian kecil (yang mempunyai kegunaan historis, riset) disimpan permanen.

·         Ira A.Pena (1989) mengemukan tujuan penyusutan yaitu

a.       Menyustukan arsip yang habis masa retensinya

b.      Menentukan arsip yang harus disimpan untuk sementara waktu

c.       Menyimpan arsip yang mempunyai nilai guna permanen.

·         Kennedy (1998), mengartikan penyusutan sebagai suatu proses yang berkaiatan dengan implementasi keputusan penilaian yan meliputi : menyimpan, memusnahkan, migrasi (alih media), transfer (pemindahan) arsip.

·         ARMA ( Association of Record Manager And Administrator), disposal sebgaia penentuan pemindahan arsip atau dokumen, apakah dipindah ke tempat lain karena masa simpannya sesudah habis atau dimusnahkan.

·         ICA ( International Council on Archive) memberi definisi yang cenderung menyamakan disposal dengan destruction (penghancuran). Yaitu tndakan yang diambil berkenaan dengan waktu berakhirnya (habisnya) masa retensi karena ditetapkan oleh perundang-undangan atau peraturan atau prosedur administratif.

C.     Tujuan Penyusutan Arsip

Menumpuknya arsip akan menimbulkan masalah, antara lain :

1.      Ruang penyimpanan

2.      Penyediaan tenaga pengelola

3.      Penyediaan peralatan

4.      Biaya pemeliharaan dan perawatan

Tujuan penyusutan arsip

·         Menurut Susan Z. Diamond (1983,22)

a.       Menghindari biaya tinggi terhadap penyimpanan arsip yang tidak memiliki nilai guna.

b.      Memudahkan penemuan kembali arsip (retreival) secara efisien.

c.       Mewujudakan komitmen organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip yang berlaku.

·         Menurut Drs. Budi Martono (1994, 39)

a.       Mendapatkan penghematan dan efesiensi

b.      Pendayagunaan arsip dinamis

c.       Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang masih diperlukan dan bernilai guna tinggi

d.      Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

Secara umum, tujuan penyusutan arsip adalah :

1.      Penghematan dan efisiensi

2.      Pendayagunaan arsip

3.      Pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi

4.      Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

5.      Memenuhi persyaratan hukum

Sudjono.2013.Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tangerang Selatan : Universitas Terbuka.