PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP ASIP 4402 MODUL 3 PENILAIAN DAN RETENSI REKOD

KB 1. Pengantar Penilaian dan Retensi Rekod

            Dengan kegiatan organisasi dan perkembangannya tentu juga menyebabkan adanya pertumbuhan arsip yang semakin banyak dan akan semakin menumpuk jika tidak dilakukan penyusutan arsip. Program pengurangan atau penyusutan arsip yang disebut disposal merupakan usaha untuk mendapatkan efisiensi dan efektivitas dari berbagai aspek, seperti ruang dan peralatan, tenaga kerja serta pemanfaatan arsip/rekod itu sendiri. Dasar dari program penyusustan dan pengurangan arsip/rekod adalah seleksi berdasarkan nilai guna yang terkandung dalam arsip/rekod. Akhir dari program penilaian (appraisal) adalah tersedianya jadwal retensi arsip, yaitu yang memuat keterangan berapa lama arsip disimpan dan kapan harus dimusnahkan atau kapan arsip harus segera dipindahkan dari unit kerja/pengolah/pencipta ke unit kerasipan.

A.     PENGGUNAAN DEFINISI DAN ISTILAH

Petugas arsip bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan pemeliharaan dalam jumlah persentase kecil atau rendah atas arsip/rekod yang diciptakan dan dirasakan mempunyai nilai guna berkelanjutan. Dalam menentukan rekod yang akan dijadikan arsip dan yang akan dibuang dibutuhkan keterampilan dan pengetahuan tentang isi dan konteks informasi arsip. Keputusan penilaian dibuat pada waktu yang berbeda dengan pendekatan dan penekanan yang berbeda, tergantung pada jenis, isi, konteks serta kegunaan arsip.

B.     PENGERTIAN MASING-MASING ISTILAH

Seleksi arsip (Archival selection) adalah proses yang dilakukan oleh seorang petugas kearsipan meliputi mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang bernilai guna kelanjutan untuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga/institusi dan atau akuisisi yang lain.

Akuisisi (acquisition) adalah proses untuk memperoleh arsip dari berbagai sumber dengan transfer, sumbangan, atau penggantian pembelian atau suatu badan arsip yang diadakan.

Accession merupakan transfer baik secara fisik dan secara hukum dari kegiatan bahan-bahan yang sudah didokumentasikan atau proses transfer bahan-bahan kepada unit kearsipan atau pusat arsip dalam kegiatan penambahan arsip.

Appraisal adalah proses evaluasi aktual atau potensial akuisis untuk menentukan, bila arsip-arsipnya memiliki nilai guna penelitian jangka panjang untuk menjamin kebutuhan preservasi oleh lembaga kearsipan (pusat arsip).

C.     LANDASAN HUKUM

Landasan hukum yang menaungi kegiatan tersebut di Indonesia adalah :

1.      Peraturan Pemerintah No. 34/1979 tentang Penyusutan Arsip;

2.      Surat Edaran Kepala Arsip Nasional (SE) No 1/1982 tentang Penyimpanan Arsip In-Aktif;

3.      Surat Edaran Kepala Arsip Nasional (SE) No 2/1983 tentang Penentuan Nilai Guna Arsip;

4.      Undang-Undang (UU) No. 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan;

5.      Undang-Undang (UU) No. 7 /1971 tentang Pokok-Pokok Kearsipan.

Landasan hukum yang menjadi pedoman lembaga-lembaga, baik pemerintah maupun swasta dalam rangka memelihara dan mengelola dan menyimpan arsip sesuai dengan prinsip ekonomi, efisiensi dan efektivitas organisasi.

Sudjono, dkk. Penilaian dan Penyusutan Arsip. 2013. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.