terkadang merasa suasana sekarang sangat jauh berbeda seperti sebelumnya. Biasanya jam 7 pagi itu tempat parkir motor sudah penuh, tapi hari ini aku sampai 07.15 WIB baru 3 motor, itu berarti 3 orang yang sudah mengajar, suaranya terdengar dari kejauhan, sementara anak-anak yang lain masih berkeliaran di luar kelas. Begitu juga dengan kemarin, belum tepat 12.30 WIB, ternyata aku pulang hampir paling akhir, ketika keluar dari ruangan aku hanya melihat tinggal 1 motor yang terparkir di depan kelas. sangat berbeda dengan keadaan dulu, iya akhir tahun pelajaran kemarin, sebelum jam 7 pagi parkir motor sudah penuh, absen sudah terisi, pulang di atas jam 13.00 WIB, dan ketika aku kembali setelah keputusan resign itu dibuat, rasanya memang sudah tidak seperti dulu lagi, hemm, kenapa ya ? apa jam kerja yang per minggunya 37,5 jam sudah tidak berlaku ? sepertinya tidak, yang aku dengar dari cerita teman di sekolah lain mereka pulang jam 14.00 WIB. pertanyaan yang memenag tidak dapat terjawab dengan sendirinya. ya sudahlah mungkin akan terjawab di kemudian hari dengan melihat kondisi dan situasi yang berjalan seiring hari itu.

PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP ASIP 4402 MODUL 3 PENILAIAN DAN RETENSI REKOD

KB 2. Teori Penilaian

Kegiatan penilaian harus memperhatikan konteks organisasi dan tujuan akuisisi yang telah digariskan atau direncanakan oleh organisasi tersebut. Teori penilaian telah berkembang dari pendekatan tradisional ke pendekatan makro.

A.    PENDEKATAN TRADISIONAL

Dalam Grigg Report (1954) bahwa prinsip pekerjaan meninjau ulang atau evaluasi satu institusi sangat berkaitan antara nilai administrasi saat ini dan nilai berkelanjutan, atau masa yang akan datang yaitu nilai penelitian. Tujuan utama pendekatan Grigg adalah untuk mencari satu cara mengubah beban administrasi penilaian dari petugas arsip ke petugas administrasi.

Menurut Hilary Jenkinson, penilaian tidak diberikan kepada petugas arsip, dan tidak juga kepada peneliti, tetapi harus dikerjakan dan dilakukan oleh petugas administrasi seorang diri yang bertanggung jawab hanya kepada kebutuhan administrasi mereka saja. Penilaian harus imparsial.

Pendekatan Amerika oleh T.R. Schelenberg menjelaskan bahwa ada dua nilai pada rekod, yaitu nilai primer dan nilai sekunder. Nilai primer adalah atu, yaitu petugas administrasi mempunyai kepentingan ketika tercipta rekod, sedangkan nilai guna sekunder adalah seperti nilai penelitian, yang kebetulan , kemungkinan akan menjadi nyata. Penilaian arsip utama adalah nilai sekunder. Schelenberg membagi dalam dua kategori, yaitu nilai kebuktian (evidental) dan nilai informasi (informational). Nilai kebuktian adalah rekod-rekod yang memberikan bukti sebagai asalnya, sedangkan nilai informasi adalah rekod yang mengandung informasi tentang subjek eksternal langsung ke pekerjaan dari unit pencipta.

B.     PENILAIAN MAKRO DAN STRATEGIS DOKUMENTASI

Penilaian makro adalah melalui analisis fungsi atau menghilangkan badan di bawah eksaminasi. Analisis fungsi adlaah proses menganalisi/mengkaji apa yang tengah berlangsung dalam unit terpilih untuk mengenali fungsi dan kegiatan, serta menyajikannya dalam skema menyeluruh yang logis. Suatu analisi fungsi akan menghasilkan :

1.      Pernyataan luas cakupan fungsi yang berkaitan dengan tujuan unit;

2.      Kegiatan-kegiatan yang menggambarkan fungsi tersebut;

3.      Kegiatan berulang atau transaksi yang menjelaskan kegiatan turun yang kecil dalam tindakan yang dapat dibedakan.

Hasil analisis fungsi-kegiatan-transaksi(-transaksi) akan memberikan arah strategis dokumentasi dan penilaian terhadap rekod/arsip yang mempunyai berapa lama harus disimpan dan kapan harus dimusnahkan. 

Sudjono, dkk. Penilaian dan Penyusutan Arsip. 2013. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.

PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP ASIP 4402 MODUL 3 PENILAIAN DAN RETENSI REKOD

KB 1. Pengantar Penilaian dan Retensi Rekod

            Dengan kegiatan organisasi dan perkembangannya tentu juga menyebabkan adanya pertumbuhan arsip yang semakin banyak dan akan semakin menumpuk jika tidak dilakukan penyusutan arsip. Program pengurangan atau penyusutan arsip yang disebut disposal merupakan usaha untuk mendapatkan efisiensi dan efektivitas dari berbagai aspek, seperti ruang dan peralatan, tenaga kerja serta pemanfaatan arsip/rekod itu sendiri. Dasar dari program penyusustan dan pengurangan arsip/rekod adalah seleksi berdasarkan nilai guna yang terkandung dalam arsip/rekod. Akhir dari program penilaian (appraisal) adalah tersedianya jadwal retensi arsip, yaitu yang memuat keterangan berapa lama arsip disimpan dan kapan harus dimusnahkan atau kapan arsip harus segera dipindahkan dari unit kerja/pengolah/pencipta ke unit kerasipan.

A.     PENGGUNAAN DEFINISI DAN ISTILAH

Petugas arsip bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan pemeliharaan dalam jumlah persentase kecil atau rendah atas arsip/rekod yang diciptakan dan dirasakan mempunyai nilai guna berkelanjutan. Dalam menentukan rekod yang akan dijadikan arsip dan yang akan dibuang dibutuhkan keterampilan dan pengetahuan tentang isi dan konteks informasi arsip. Keputusan penilaian dibuat pada waktu yang berbeda dengan pendekatan dan penekanan yang berbeda, tergantung pada jenis, isi, konteks serta kegunaan arsip.

B.     PENGERTIAN MASING-MASING ISTILAH

Seleksi arsip (Archival selection) adalah proses yang dilakukan oleh seorang petugas kearsipan meliputi mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang bernilai guna kelanjutan untuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga/institusi dan atau akuisisi yang lain.

Akuisisi (acquisition) adalah proses untuk memperoleh arsip dari berbagai sumber dengan transfer, sumbangan, atau penggantian pembelian atau suatu badan arsip yang diadakan.

Accession merupakan transfer baik secara fisik dan secara hukum dari kegiatan bahan-bahan yang sudah didokumentasikan atau proses transfer bahan-bahan kepada unit kearsipan atau pusat arsip dalam kegiatan penambahan arsip.

Appraisal adalah proses evaluasi aktual atau potensial akuisis untuk menentukan, bila arsip-arsipnya memiliki nilai guna penelitian jangka panjang untuk menjamin kebutuhan preservasi oleh lembaga kearsipan (pusat arsip).

C.     LANDASAN HUKUM

Landasan hukum yang menaungi kegiatan tersebut di Indonesia adalah :

1.      Peraturan Pemerintah No. 34/1979 tentang Penyusutan Arsip;

2.      Surat Edaran Kepala Arsip Nasional (SE) No 1/1982 tentang Penyimpanan Arsip In-Aktif;

3.      Surat Edaran Kepala Arsip Nasional (SE) No 2/1983 tentang Penentuan Nilai Guna Arsip;

4.      Undang-Undang (UU) No. 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan;

5.      Undang-Undang (UU) No. 7 /1971 tentang Pokok-Pokok Kearsipan.

Landasan hukum yang menjadi pedoman lembaga-lembaga, baik pemerintah maupun swasta dalam rangka memelihara dan mengelola dan menyimpan arsip sesuai dengan prinsip ekonomi, efisiensi dan efektivitas organisasi.

Sudjono, dkk. Penilaian dan Penyusutan Arsip. 2013. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.

RANGKUMAN PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP ASIP 4402

MODUL 1

KONSEP DASAR PENYUSUTAN ARSIP

KB. 1 Konsep, Pengertian dan Tujuan Penyusutan Arsip

A.    Definisi Arsip

Menurut Drs. Robert M.Z. Lawang, konsep adalah pengertian yang merujuk pada sesuatu.

Fungsi konsep menurut Drs. Robert M.Z. Lawang :

1.      Fungsi Kognitif

Dalam istilah latin, kognitif disebut cogcoscere yang berarti mengetahui, menyadari, menyerap. Kognitif berhubungan dengan pikiran, pengertian dan pemahaman manusia tentang sesuatu.

2.      Fungsi Evaluatif

Evaluatif berasal dari istilah Inggris yaitu elevate yang berarti menilai.

3.      Fungsi Pragmatik dan Fungsi Komunikatif

·         Fungsi pragmatik, orang akan dapat menunjukkan dengan lebih cepat, lebih tepat dan lebih relevan benda yang dimaksudkan konsep itu.

·         Fungsi komunikatif, agar setiap orang dapat berkomunikasi maka orang-orang yang berkomunikasi tersebut harus mempunyai pengertian yang sama mengenai satu konsep, berlaku umum dan sama dari waktu ke waktu. Konsep juga harus benar-benar jelas untuk setiap orang sehingga mudah dikomunikasikan dan dapat ditunjukkan benda yang sama dalam kenyataan.

B.     Pengertian Penyusutan Arsip

1.      Pengertian tentang penyusutan arsip

·         Ham (1993) dari Asosiasi Arsiparis Amerika Serikat

Penyusutan adalah pemusnahan (destroying) arsip yang tidak mempunyai nilai guna, hukum, administratif, ataupun fiskal. Tetapi tidak semua arsip (dokumen) musnah, sebagian kecil (yang mempunyai kegunaan historis, riset) disimpan permanen.

·         Ira A.Pena (1989) mengemukan tujuan penyusutan yaitu

a.       Menyustukan arsip yang habis masa retensinya

b.      Menentukan arsip yang harus disimpan untuk sementara waktu

c.       Menyimpan arsip yang mempunyai nilai guna permanen.

·         Kennedy (1998), mengartikan penyusutan sebagai suatu proses yang berkaiatan dengan implementasi keputusan penilaian yan meliputi : menyimpan, memusnahkan, migrasi (alih media), transfer (pemindahan) arsip.

·         ARMA ( Association of Record Manager And Administrator), disposal sebgaia penentuan pemindahan arsip atau dokumen, apakah dipindah ke tempat lain karena masa simpannya sesudah habis atau dimusnahkan.

·         ICA ( International Council on Archive) memberi definisi yang cenderung menyamakan disposal dengan destruction (penghancuran). Yaitu tndakan yang diambil berkenaan dengan waktu berakhirnya (habisnya) masa retensi karena ditetapkan oleh perundang-undangan atau peraturan atau prosedur administratif.

C.     Tujuan Penyusutan Arsip

Menumpuknya arsip akan menimbulkan masalah, antara lain :

1.      Ruang penyimpanan

2.      Penyediaan tenaga pengelola

3.      Penyediaan peralatan

4.      Biaya pemeliharaan dan perawatan

Tujuan penyusutan arsip

·         Menurut Susan Z. Diamond (1983,22)

a.       Menghindari biaya tinggi terhadap penyimpanan arsip yang tidak memiliki nilai guna.

b.      Memudahkan penemuan kembali arsip (retreival) secara efisien.

c.       Mewujudakan komitmen organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip yang berlaku.

·         Menurut Drs. Budi Martono (1994, 39)

a.       Mendapatkan penghematan dan efesiensi

b.      Pendayagunaan arsip dinamis

c.       Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang masih diperlukan dan bernilai guna tinggi

d.      Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

Secara umum, tujuan penyusutan arsip adalah :

1.      Penghematan dan efisiensi

2.      Pendayagunaan arsip

3.      Pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi

4.      Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

5.      Memenuhi persyaratan hukum

Sudjono.2013.Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tangerang Selatan : Universitas Terbuka.