KB 2. Teori Penilaian
Kegiatan
penilaian harus memperhatikan konteks organisasi dan tujuan akuisisi yang telah
digariskan atau direncanakan oleh organisasi tersebut. Teori penilaian telah
berkembang dari pendekatan tradisional ke pendekatan makro.
A.
PENDEKATAN TRADISIONAL
Dalam Grigg
Report (1954) bahwa prinsip pekerjaan meninjau ulang atau evaluasi satu
institusi sangat berkaitan antara nilai administrasi saat ini dan nilai
berkelanjutan, atau masa yang akan datang yaitu nilai penelitian. Tujuan utama
pendekatan Grigg adalah untuk mencari
satu cara mengubah beban administrasi penilaian dari petugas arsip ke petugas
administrasi.
Menurut Hilary Jenkinson, penilaian tidak diberikan
kepada petugas arsip, dan tidak juga kepada peneliti, tetapi harus dikerjakan
dan dilakukan oleh petugas administrasi seorang diri yang bertanggung jawab
hanya kepada kebutuhan administrasi mereka saja. Penilaian harus imparsial.
Pendekatan Amerika oleh T.R. Schelenberg menjelaskan
bahwa ada dua nilai pada rekod, yaitu nilai
primer dan nilai sekunder. Nilai primer
adalah atu, yaitu petugas administrasi mempunyai kepentingan ketika tercipta
rekod, sedangkan nilai guna sekunder adalah seperti nilai penelitian, yang
kebetulan , kemungkinan akan menjadi nyata. Penilaian arsip utama adalah nilai
sekunder. Schelenberg membagi dalam dua kategori, yaitu nilai kebuktian (evidental) dan nilai informasi (informational). Nilai kebuktian adalah
rekod-rekod yang memberikan bukti sebagai asalnya, sedangkan nilai informasi adalah
rekod yang mengandung informasi tentang subjek eksternal langsung ke pekerjaan
dari unit pencipta.
B. PENILAIAN
MAKRO DAN STRATEGIS DOKUMENTASI
Penilaian makro adalah melalui analisis fungsi atau
menghilangkan badan di bawah eksaminasi.
Analisis fungsi adlaah proses menganalisi/mengkaji apa yang tengah berlangsung
dalam unit terpilih untuk mengenali fungsi dan kegiatan, serta menyajikannya
dalam skema menyeluruh yang logis. Suatu analisi fungsi akan menghasilkan :
1. Pernyataan
luas cakupan fungsi yang berkaitan dengan tujuan unit;
2. Kegiatan-kegiatan
yang menggambarkan fungsi tersebut;
3. Kegiatan
berulang atau transaksi yang menjelaskan kegiatan turun yang kecil dalam
tindakan yang dapat dibedakan.
Hasil
analisis fungsi-kegiatan-transaksi(-transaksi) akan memberikan arah strategis
dokumentasi dan penilaian terhadap rekod/arsip yang mempunyai berapa lama harus
disimpan dan kapan harus dimusnahkan.
Sudjono, dkk. Penilaian dan Penyusutan Arsip. 2013. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar