Rangkuman ASIP 4432

ASIP 4432

OTOMASI DALAM KEARSIPAN

MODUL 3

KETERKAITAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PENGELOLAAN ARSIP

KB.1 OTOMASI KEARSIPAN

            Hubungan kearsipan dengan teknologi informasi dan komunikasi adalah sebagai berikut :

1.      Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana bantu pengelolaan arsip, terutama untuk jenis arsip konvensional (non-elektronik) yang selanjutnya disebut otomasi kearsipan.

2.      Berkenaan dengan kecenderungan saat ini dimana manajemen telah menjadikan teknologi informasi, terutama komputer sebagai sarana kerja utamanya. Dokumen-dokumen kerja yang berupa file komputer disimpan serta dikoleksi untuk dijadikan referensi dan bukti bagi pelaksanaan tugas dan fungsi individu atau lembaga, maka terciptalah arsip elektronik.

Dari hal di atas pada dasarnya masih dalam lingkup proses kegiatan pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi subjek. Namun otomasi kearsipan dan arsip elektronik merupakan dua hal yang berbeda.

Perkembangan Pemanfaatan Komputer

            Sejak pertama kalinya komputer muncul secara komersial pada tahun 1960-an, teknologi informasi dan komunikasi telah mengalami perkembangan yang sangat luar biasa. Komputer semakin didayagunakan secara lebih variatif. Di Indonesia sendiri, hingga akhir tahun 1990-an penggunaan teknologi informasi dan komunikasi untuk pengelolaan arsip masih dianggap baru. Namun seiring dengan perkembangannya pendekatan pengelolaan arsip mulai bergeser dari manual ke bentuk kegiatan dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi dan komunikasi.

Keterkaitan Otomasi Kearsipan Dengan Sistem Informasi Lainnya

            Pada dasarnya suatu sistem informasi melaksanakan suatu proses bisnis tertentu yang pasti akan menghasilkan dokumen. Arsip nasional Australia telah dengan baik mengidentifikasi sistem-sistem informasi dan sistem-sistem elektronik yang berkaitan dengan otomasi kearsipan. Sistem manajemen arsip elektronik (ERMS) sebagai jantung bisnis transaksional (BIS) dan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) yang umum digunakan di perkantoran.

            Arsip nasional Australia menggunakan istilah sistem manajemen informasi dan arsip RIMS (Records and Information Management System) untuk “memayungi” sistem apapun yang menghasilkan, mengkaptur atau mengatur tanpa mengabaikan formatnya. RIMS meliputi semua sistem manajemen informasi bisnis. 

                 Business information systems (BIS) adalah sistem yang mencipta, menyimapn, memproses, dan menyediakan akses ke suatu informasi bisnis organisasi. Contoh BIS adalah sistem manajemen kasus, sistem e-commerence, sistem manajemen relasi klien. Meski BIS dapat mencipta, menerima, mengatur dan menjaga informasi bisnis yang berkaitan dengan proses bisnis, namun bukan inilah fungi utamanya karena seringkali tidak mempunyai kapasitas untuk mengatur di dalamnya.

            Electronic records management system (ERMS) adalah suatu bagian dari BIS yang tujuan utamanya untuk mengkaptur dan mengatur arsip digital. Sistem ini dirancang khusus untuk mengatur penciptaan, penggunaan, perawatan dan pembuangan arsip digital untuk tujuan menyediakan bukti aktivitas bisnis. ERMS dibedakan dari BIS lainnya karena kemampuannya untuk :

1.      Menjaga kontekstual informasi dan elemen data arsip dinamis secara tepat, dan hubungan antar arsip untuk memungkinkan identifikasinya, mendukung nilainya sebagai bukti dan menyediakan akses padanya sepanjang waktu,

2.      Memungkinkan aplikasi proses manajemen arsip,

3.      Mengaplikasikan kontrol arsip.

ERMS memberikan metode terbaik untuk menjaga arsip digital sepanjang waktu.

            Electronic document management systems (EDMS) adalah bagian lainnya dari BIS. Tujuan utamanya adalah untuk mendukung penciptaan, revisi dan manajemen dokumen digital. EDMS juga bertujuan untuk mengembangkan manajemen dan alur kerja informasi, dengan dokumen yang disediakan untuk informasional daripada nilai buktinya. EDMS bukan lah sistem penyimpanan arsip yang formal. Fungsi-fungsi EDMS meliputi :

1.      Penyimpanan dan pengindeksan dokumen, untuk pencarian dan penarikan yang mudah,

2.      Integrasi dengan paket software perkantoran dan sistem pengiriman pesan,

3.      Memungkinkan kerja kolaborasi

4.      Menyediakan kontrol akses dan versi dari dokumen.

Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara manajemen dokumen dan manajemen arsip. Manajemen dokumen berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan penciptaan, revisi dan kontrol manajemen pada tingkat dokumen sedangkan manajemen arsip berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan kontrol pada penciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaan dan pembuangan arsip.